Logística proativa: dicas infalíveis para reduzir custos e problemas

Descobrir como reduzir os custos logísticos e os problemas nas operações tem sido um desafio cada vez mais comum entre e-commerces de todo o País. Isso sem falar no desafio de atender com excelência a um perfil cada vez mais exigente de cliente, intolerante a falhas e sempre disposto a avaliar as opções da concorrência.

De acordo com a pesquisa Logística no E-commerce, elaborada pela ABComm (Associação Brasileira de Comércio Eletrônico), em 2017 58% dos gastos do setor foram direcionados ao transporte de mercadorias, o que significa que quando o assunto é desempenho logístico, ainda há muito trabalho a fazer.

Um dos primeiros passos para evitar que essa etapa gere prejuízos financeiros e de imagem aos negócios é ter controle sobre as ocorrências logísticas. E é por isso que o conceito de logística proativa tem ganhado espaço dentro das empresas.

O que é a logística proativa e como ela ajuda a reduzir os custos logísticos das operações

A logística proativa nada mais é que uma estratégia de prevenção às ocorrências. Ao incorporá-la em suas estratégias, as empresas utilizam recursos inteligentes como suporte para o monitoramento e antecipação de erros e falhas que podem gerar problemas futuros – ou até mesmo imediatos – para essa etapa.

A prática da logística proativa ajuda não só na previsão das ocorrências, como também no desenvolvimento de soluções antecipadas para elas e na redução de custos dos processos envolvidos.

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Benefícios da logística proativa

Soluções antecipadas
Ao desenvolverem métodos e tecnologias capazes de prever e identificar falhas que podem comprometer as operações logísticas, as empresas têm a possibilidade de tomar medidas paliativas, desenvolvendo soluções antecipadas e que ajudem a minimizar o impacto dos problemas.

Redução de custos
Os custos logísticos são extremamente sensíveis e variáveis e precisam ser acompanhados de perto para que o negócio se mantenha saudável. Quando uma ocorrência é prevista e uma solução é desenvolvida para ela, uma série de custos relacionadas pode ser eliminada. É o caso de um problema com informações de entrega: em uma situação comum, uma falha como o número incorreto do CEP do destinatário só é identificada quando a encomenda entra em processo de devolução. Se prevista, o processo de logística reversa seria evitado e renderia grande economia para o negócio.

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Redução de reclamações
Não é só o bolso que sai ganhando com a logística proativa. A imagem da empresa também garante pontos com essa estratégia. A entrega malsucedida é uma das causas de experiências frustrantes mais comuns entre consumidores nessa etapa da compra. E ela rende inúmeros tickets de atendimento nos SACs, redes sociais e outros canais de reclamação. Por mais que prever um problema não permita que você consiga resolvê-lo completamente, sinalizar o cliente sobre a ocorrência é o caminho para demonstrar preocupação com sua experiência.

Time de alta performance
Uma empresa que atua estrategicamente e prevê suas ocorrências tem mais tempo para desenvolver seu time e extrair o melhor dele em desempenho e resultados. Ao em vez de usar o Facebook para responder às dúvidas e reclamações sobre status do pedido, por exemplo, o colaborador pode dedicar a ferramenta para a divulgação da marca e interação com seus consumidores.

Dicas para melhorar os processos logísticos, reduzir custos e reclamações

Quando você tem visibilidade de todas as etapas da jornada do seu cliente e como o seu negócio atua em cada uma delas, o controle do processo se torna mais fácil. É a partir de um planejamento logístico adequado que você consegue enxergar de maneira estratégica as forças da sua empresa, do seu time e o quanto de esforço você deve dedicar para agir preventivamente em cada ponto.

Mapeie todas as possibilidades
O planejamento é apenas o primeiro passo para otimizar os processos logísticos. O próximo deve ser desenhá-lo e mapear suas possibilidades – é assim que você conseguirá identificar com antecedência as deficiências e oportunidades de melhoria. Coloque no papel tudo o que pode comprometer sua operação, seja impactando em áreas internas, como estoque e cross docking, seja impedindo o sucesso da entrega ao destinatário.

Crie estratégias
Depois de mapear os cenários de risco, é preciso pensar em como reduzir e eliminar as falhas. As implementações acontecem em diversos níveis e estágios, podendo ser manuais, ao aumentar e reduzir equipes, por exemplo, tecnológicas, com a contratação de softwares de apoio, e até mesmo operacionais, com a readequação de etapas do processo. São essas estratégias que vão determinar o sucesso – ou fracasso – de uma operação logística e, por isso, devem ser elaboradas com cautela e acompanhadas de perto.

Rastreie suas mercadorias
Pode parecer um recurso óbvio, mas o fato é que muitas empresas ainda não rastreiam suas encomendas durante a etapa de transporte, o que é um erro grave. O rastreamento é solução básica e fundamental para todos que atuam com entrega e uma encomenda rastreável previne não só os questionamentos dos clientes (que podem acompanhar o status de suas encomendas com o código recebido), mas também as fraudes durante o deslocamento.

Implemente novas tecnologias
Poucos são os negócios que sobrevivem atualmente sem o apoio da tecnologia. Sabendo disso, as fornecedoras têm desenvolvido soluções cada vez mais inteligentes e úteis para os negócios parceiros. É o caso de sistemas de software como o warehouse (ou WMS), que automatiza as operações dos armazéns, e o TMS, que auxilia no monitoramento e gestão dos transportes. Com eles você pode controla os fluxos, acompanha detalhadamente cada processo e tem a possibilidade de identificar ocorrências e agir preventivamente.

Fique atento aos indicadores
De nada adianta mapear cenários, criar estratégias e executá-las se você não fizer o acompanhamento dos esforços depois. Os indicadores logísticos são a chave para a avaliação periódica de desempenho da empresa. São eles que irão mostrar se, na prática, o planejamento tem sido eficiente ou não. Quando acompanhados de perto, os indicadores ajudam os times a tomar medidas também preventivas para eliminar desperdícios, prejuízos e falhas.

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Aceite os problemas
É certo que mesmo com inúmeros esforços para identificar falhas em uma operação, elas podem acontecer – e isso não é um problema desde que você aceite e inclua em seu planejamento. O pior erro é não calcular as possibilidades de falhas e não desenvolver planos de emergência para elas.

Seja franco com o seu cliente
Em uma época não muito distante a comunicação entre empresa e cliente era unilateral e privada. Hoje muita coisa mudou e qualquer dúvida ou problema, por menor que seja, pode ganhar grandes proporções. O perfil dos consumidores também mudou e eles estão mais atentos, informados e exigentes. É por isso que a melhor estratégia, em qualquer circunstância, é assumir uma postura sincera com o seu cliente. Se você identificar situações como atrasos ou perdas, comunique o destinatário e demonstre preocupação com a ocorrência. Aqui, agir proativamente pode ser o caminho para uma relação duradoura.

Tenha uma equipe capacitada
Nada disso vai funcionar se você não tiver ao seu lado um time de alto rendimento, com amplo conhecimento das atividades e processos, e, principalmente, que veste a camisa. Serão eles que acompanharão diariamente a jornada de seus clientes e a execução de todas as estratégias e tecnologias implementadas – e serão eles que poderão determinar o sucesso do negócio.

Como a Mandaê ajuda as empresas a reduzirem custos 

A Mandaê é uma plataforma logística para empresas que querem melhorar a qualidade das suas entregas. Além de gerar economia por meio de fretes competitivos, desenvolve tecnologias que auxiliam os negócios em seus processos logísticos e na tomada de decisões mais inteligentes.

Conheça alguns dos recursos oferecidos pela Mandaê que podem ser usados nas estratégias de logística proativa das empresas:

Rastreaê
O Rastreaê é uma tecnologia de rastreamento que usa inteligência artificial para prever quando as remessas chegarão aos seus destinatários. Ele auxilia as empresas não só a reduzirem seus custos de atendimento, permitindo que os clientes acompanhem o status de suas entregas, mas também por prever atrasos das encomendas – e dar a elas a possibilidade de se antecipar aos problemas decorrentes dos atrasos.

Algoritmos inteligentes
A Mandaê está sempre atenta aos seus algoritmos. São eles que determinam os riscos de uma operação e que conferem qualidade aos processos desenvolvidos. Os algoritmos avaliam as melhores possibilidades de rotas e de distribuição de encomendas, gerando velocidade e eficiência para os envios – e evitando transtornos associados ao mau desempenho de transportadoras.

Painel da Mandaê
Clientes da Mandaê têm acesso a um painel exclusivo para acompanhar e gerenciar todas as suas demandas. Nele é possível solicitar coletas, bloquear o envio de encomendas ou corrigir informações, por exemplo. O Painel está dividido em áreas, com destaque para:

• Painel de Ocorrências: nesse painel o cliente tem visibilidade do número de encomendas em situação de atraso e seus motivos. Além disso, pode corrigir informações previamente identificadas pelo sistema com a possibilidade de prejudicar o sucesso das entregas. Essa é uma maneira de auxiliar as empresas na tomada de decisões preventivas e inteligentes.
• Painel de Relacionamento: nele é possível abrir e gerenciar tickets de atendimento para solicitações que exijam a atenção do suporte da Mandaê. O Painel de Relacionamento da Mandaê agrupa todas as solicitações e o SLA de resposta individual.

Dashboards de análise
Com os indicadores da Mandaê é possível mensurar a performance das encomendas. A área apresenta o número de envios e entregas realizadas, além de seus prazos e status, proporcionando uma visão macro a essa etapa.

Como sua empresa se antecipa aos riscos e demandas da logística?