O que é e como fazer uma ordem de serviço?

Ordem de serviço é um documento que formaliza o trabalho a ser prestado para um cliente. Em outras palavras, ela descreve e direciona uma empresa terceirizada a desempenhar uma tarefa.

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Entre os diversos fatores que contribuem para o sucesso de um negócio, a organização está entre os principais. Então, para quem tem o interesse em manter todos os processos da empresa alinhados, é necessário adotar práticas de controle, como a emissão de ordem de serviço. 

O documento é fundamental para organizar demandas e solicitações entre as atividades internas e as empresas que prestam serviços terceirizados para o negócio, como fornecedores, parceiros logísticos etc. 

Pensando nisso, preparamos um guia completo sobre a emissão da ordem de serviço: o que é, para que serve e como fazê-la. Está pronto para começar? Então, vamos lá!

O que é uma ordem de serviço?

Ordem de serviço é um documento que formaliza o trabalho a ser prestado para um cliente. Em outras palavras, ela descreve e direciona uma empresa terceirizada a desempenhar uma tarefa. 

Nesse sentido, o registro permite a oficialização de atividades, como transporte de mercadorias, limpeza, compra de produtos de fornecedores, criação de campanhas publicitárias, instalação de softwares, entre outros. 

Fora isso, deve ser emitida após a negociação do serviço a ser prestado ser concluída, isto é, quando o pagamento é efetuado.

De forma resumida, a ordem de serviço serve para que as prestadoras  de serviço consigam se planejar e atender a solicitação, mantendo o fluxo de trabalho da empresa contratante sob controle. 

Para que serve a ordem de serviço?

O documento serve para profissionalizar a gestão de uma empresa, ao permitir a documentação de todo o processo que compõe a entrega de um serviço terceirizado. 

Nesse sentido, o documento informa qual serviço será prestado, para quem e quando, quais materiais e mão de obra serão necessários, qual será o valor e outros detalhes para dar início na atividade de forma objetiva e organizada. 

Por fim, a ordem de serviço funciona como um guia para orientar cada etapa do trabalho e marcar o início da prestação de serviço. 

Além disso, com o documento, fica mais fácil de gerir os processos referentes aos trabalhos prestados para uma empresa.

Quais são os tipos de ordem de serviço?

De forma geral, os tipos de ordem de serviço variam conforme o  negócio e a sua necessidade. A seguir, explicamos sobre cada uma:

Ordem de serviço de manutenção

Esse tipo de ordem envolve todo o trabalho de manutenção do espaço de trabalho ou em maquinários. Refere-se a substituição de um computador, por exemplo, reparos nas instalações, revisões de softwares etc.

Ordem de serviço de evento

Já a ordem de serviço de evento tem relação com a organização de uma celebração na empresa. Ou seja, descreve tudo o que é necessário para que o fornecedor possa organizar uma comemoração de fim de ano na companhia, por exemplo. 

Ordem de pedido de serviço

Esse tipo de documento está relacionado com a criação de uma solução nova para um negócio. Por exemplo, a integração de uma nova forma de pagamento no site de uma empresa ou a contratação de uma agência de publicidade para fazer as redes sociais do negócio. 

Quais são as vantagens de utilizá-la?

Ao ter as ordens de serviços registradas, é possível fazer o acompanhamento do status de todos os pedidos que estão sendo executados. Além disso, é importante para: 

• Organizar os pedidos de compra de produtos;
• Fazer o controle de estoque de maneira mais eficiente;
• Auxiliar na logística reversa, como no controle de trocas, devoluções, reparos e alterações no pedido do cliente; 
• Descrever o tipo de serviço a ser solicitado com mais precisão e objetividade. 

Por esses motivos, é importante utilizar a ordem de serviço como uma ferramenta de gestão de um negócio.

O que uma ordem de serviço precisa ter?

De forma geral, a ordem de serviço deve reunir as seguintes informações:

• Número do pedido;
• Descrição do serviço a ser realizado;
• Valor a ser cobrado;
• Local de prestação do serviço;
• Dados do cliente (nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefone etc);
• Data de emissão;
• Forma de pagamento.

Além disso, o documento deve oferecer alguma contextualização sobre o trabalho a ser realizado.

Por exemplo, deve explicar o problema ou a razão do serviço, principalmente no caso de ordens de manutenção.

Modelos de ordem de serviço

Hoje, a maioria das empresas já aderiu ao modelo do documento no formato digital. Para isso, plataformas de gestão de negócios já disponibilizam gratuitamente os documentos, como a Conta Azul e a Produttivo. 

Mas se você preferir fazer o seu próprio controle de ordem de serviços, a dica é criar uma tabela no Excel ou um documento no Word. Aqui, lembre-se de incluir: 

• Especificação do serviço: o que deve ser feito;
• Descrição do serviço: tudo que o serviço exige, bem como o motivo pelo qual ele é necessário (instalação, reparo, manutenção, renovação de equipamento etc);
• Itens, recursos e ferramentas necessárias: tudo que será necessário para prestar o serviço;
• Pessoal responsável: quantos profissionais e quais serão responsáveis;
• Data, hora e local: especificações para que o serviço seja realizado;
• Documentação: inclusão de autorizações, permissões, escrituras e assinatura, caso necessário.

Conclusão sobre a ordem de serviço

Ao longo deste artigo, vimos como a ordem de serviço é possível organizar a capacidade de produção da equipe, garantir a entrega no  prazo, calcular precisamente  os materiais necessários para o serviço e também a precificação das atividades contratadas.

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