Entenda a importância da Nota Fiscal Eletrônica e como emitir

Quem tem empresa ou quer abrir o seu próprio negócio deve entender como fazer uma das tarefas mais comuns durante as atividades comerciais: emitir a Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NFE.

O documento deve ser emitido por quem é autônomo, MEIs (microempreendedores individuais), micro e pequenas empresas e outras figuras jurídicas que têm CNPJ.

Caso o documento não seja emitido, podem ocorrer problemas com a fiscalização, inclusive por suspeitas de sonegação fiscal. Além disso, diversas empresas só fecham negócio ou contratam empresas que emitem notas fiscais.

Isso mostra como é importante aprender a emitir nota fiscal eletrônica, assim você evita dor de cabeça com órgãos de fiscalização e com outras empresas. Entenda o que é a NFE e como emitir esse documento sempre que vender produtos ou realizar serviços.

O que é a NFE (Nota Fiscal Eletrônica)?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital que tem como objetivo registrar operações de compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços. Ela funciona como o comprovante da venda de produtos e da realização de determinado serviço.

A nota fiscal também permite o recolhimento de impostos sobre transações de venda e serviços, como o ISS (Imposto Sobre Serviços) e ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços), por exemplo.

• A Nota Fiscal de Produto, que registra venda, compra, importação, exportação, devolução e retorno de mercadorias e está presente em lojas físicas e empresas de comércio eletrônico;
• A Nota Fiscal de Serviços, que registra, como o nome indica, serviços que são realizados, por exemplo, por médicos, professores particulares e profissionais autônomos que prestam serviços;
• A Nota Fiscal do Consumidor, emitida sempre quando há venda direta de uma empresa para clientes, comum em comércios varejistas, e que substitui o cupom fiscal.

Motivos para emitir Nota Fiscal Eletrônica

Um dos principais motivos para não deixar a emissão de notas fiscais eletrônicas de lado é que esse documento é obrigatório para a comprovação de operações que uma empresa realiza, como vendas e prestação de serviços.

Além disso, ela informa dados importantes de uma empresa tanto para clientes, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, quanto para os órgãos de fiscalização, já que o documento traz informações como:

• O serviço realizado ou produto comercializado;
• Dia e hora em que a venda ou prestação de serviços aconteceu;
• O valor do produto ou serviço;
• Formas de pagamento pela operação, entre outros dados.

A nota fiscal também permite o cálculo de impostos que precisam ser quitados e, por isso, ajuda a comprovar as atividades comerciais realizadas. Isso evita problemas com a fiscalização, que confere esses comprovantes para recolher impostos e entender que uma empresa está seguindo a lei em suas atividades.

Além disso, as áreas financeiras ou de contabilidade de uma empresa encontram na nota fiscal eletrônica diversas informações necessárias para que possam trabalhar corretamente. A NFE também ajuda pequenos empreendedores a manter a organização financeira.

Por ser eletrônica, ela pode ser acessada rapidamente em sistemas de emissão de nota fiscal e, também, serem enviadas digitalmente. Isso traz mais facilidade na gestão financeira e deixa o controle de documentos mais prático, em vez de precisar guardar papéis com notas fiscais.

Passo a passo para emitir a Nota Fiscal Eletrônica

A ajuda de empresas contábeis ou profissionais da área pode ser uma boa alternativa para a emissão de nota fiscal eletrônica, mas o processo também pode ser feito por quem não é do setor e tem acesso aos sistemas necessários para a emissão do documento. 

O processo é simples e pode ser acompanhado pelo passo a passo a seguir.

Entenda qual nota fiscal eletrônica deve ser emitida

Saiba qual tipo de nota fiscal deve ser emitida, entre a nota fiscal de produto, serviços ou do consumidor. 

A depender do enquadramento fiscal da sua empresa, situação cadastral ou tipo de operação (realização de serviço ou venda), é necessário emitir um determinado tipo de NFE. 

Consulte profissionais de contabilidade para ter certeza do tipo de NFE que deve ser emitida.

Verifique se é necessário obter o certificado digital

O certificado digital é um tipo de assinatura virtual que garante a segurança de operações eletrônicas e é emitida por uma autoridade certificadora. Ela auxilia a mostrar que a NFE é segura e autêntica.

Caso a sua empresa precise do certificado digital para emitir notas, é preciso procurar uma autoridade certificadora ou profissionais de contabilidade para obter o registro eletrônico e, dessa maneira, conseguir emitir NFE.

Registre-se nos órgãos de fiscalização

É necessário registrar-se na entidade pública competente que fiscaliza cada tipo de nota fiscal. Para notas do consumidor, a responsabilidade de fiscalização é da Secretaria Estadual da Fazenda da região em que o negócio está cadastrado.

É possível conferir a lista de secretarias no site do Ministério da Economia.

Já no caso da nota fiscal de serviços, quem fiscaliza é a Secretaria Municipal de Finanças ou de Fazenda da cidade em que a empresa foi cadastrada.

É importante contar com auxílio profissional de um contador ou empresa contábil para saber em quais órgãos é necessário obter registro para emissão de notas fiscais.

Tenha um programa de emissão de NFE

Um programa para emitir notas fiscais, também chamado de software emissor, também é necessário para a emissão dos documentos. Além de versões gratuitas, como a do Sebrae, é possível usar sistemas pagos.

Além disso, quem é MEI e micro empresa pode usar sistemas de secretarias municipais da Fazenda para emitir NFEs, caso a cidade ofereça isso. É o caso do município de São Paulo, que tem o sistema de emissão de nota fiscal.

Emita a Nota Fiscal Eletrônica

Depois de organizar toda a parte burocrática, chegou a hora de emitir a nota fiscal eletrônica por meio do programa de emissão. Será preciso informar dados como:

• Razão social/nome;
• CNPJ/CPF;
• Endereço da empresa;
• Dados de contato da empresa, como e-mail e telefone;
• Competência, que é a data da emissão da nota;
• Natureza da operação;
• Local da transação;
• Código da atividade da empresa;
• Valor do produto/serviço e de taxas, descontos e outras despesas;
• Valor dos impostos;
• Quantidades e preços;
• Descrição dos serviços, no caso de notas de prestação de serviço.

Verifique se o sistema preenche de forma automática algumas informações da nota fiscal eletrônica a partir do preenchimento do número do CPF ou CNPJ. Nesse caso, o processo de emissão é mais fácil ainda.

Uma das informações que podem ser usadas na nota fiscal é o código de atividade da empresa. Saiba mais sobre a CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) e por que ela é importante para a sua empresa.

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