EDI: o que é intercâmbio eletrônico de dados na logística?

EDI é a sigla de Electronic Data Interchange, ou seja, Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português. É um formato de documento eletrônico padrão que substitui os impressos em papel, com o objetivo de facilitar o acesso à informação e uniformizar os arquivos.

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Ter dados atualizados em tempo real e disponíveis para todos os colaboradores sempre foi um desafio para muitas empresas. No entanto, a tecnologia serve como uma ponte, facilitando a troca de informações por meio de sistemas como o EDI.

Amplamente utilizada na indústria e no comércio, essa solução permite conectar todas as pessoas da cadeia de produção e distribuição, integrando e automatizando qualquer tipo de documento comercial.

Quer saber o que é EDI, quais os seus benefícios e por que implementar esse sistema na sua empresa? Então continue a leitura e confira!

O que é EDI?

EDI é a sigla de Electronic Data Interchange — Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português. Ele pode ser definido como uma tecnologia cujo objetivo é digitalizar, padronizar e otimizar a comunicação entre os sistemas de informação usados em uma empresa.

De modo simples, o EDI pode ser visto como o formato eletrônico de documentos que são, originalmente, manuseados em papel, como uma ordem de serviço ou uma fatura. Substituir o papel por arquivos digitais permite economia de tempo na organização dos documentos e elimina erros decorrentes de processos manuais.

Por meio de operações EDI, as informações podem passar do computador da empresa para o de outra pessoa de forma simples e rápida.

Mas, afinal, quais são esses dados compartilhados por meio do EDI? Confira no tópico a seguir.

Informações trocadas no EDI

O EDI pode ser usado para trocar uma grande quantidade de informações, como faturas, ordens de compra, pedidos de empréstimo, solicitações de cotações e muito mais. Veja alguns exemplos:

• Dados sobre a entrega de um produto;
• Notas fiscais;
• Ocorrências de transporte e entrega etc.

Para que as informações sejam disponibilizadas de forma simplificada e padronizada, é preciso seguir um layout. Os padrões mais populares são: PROCEDA, NOTFIS, CONEMB, OCOREN, DOCCOB e PREFAT.

Veja, na tabela abaixo, quais dados podem ser inseridos em um EDI e quais padrões devem ser seguidos:

Tipo de arquivo	Dados trafegados	Principais formatos	Remetente	Destinatário
Notas fiscais	Dados das notas fiscais remetidas ao transportador.	NOTFIS Proceda 3.xXML NF-e v2.0	Embarcador	Transportador
Conhecimentos de transporte	Conhecimentos de transporte embarcados pelo transportador.	CONEMB Proceda 3.xXML CTe v2.0	Transportador	Embarcador
Ocorrências de entregas	Eventos e ocorrências durante o processo de entrega.	OCOREN Proceda 3.x	Transportador	Embarcador
Pré-faturas de transporte	Conhecimentos e valores liberados para faturamento e pagamento.	PREFAT Proceda 3.x	Embarcador	Transportador
Documentos de cobrança	Faturas e respectivos conhecimentos para pagamento do embarcador.	DOCCOB Proceda 3.x	Transportador	Embarcador

Agora que você já entendeu quais tipos de informações podem ser documentados por meio do EDI, veja, então, por que usar o intercâmbio eletrônico de dados na sua empresa.

Motivos para usar EDI

Como já mencionamos, o EDI permite que qualquer tipo de arquivo seja aberto e compartilhado pelos sistemas usados pela empresa. Isso quer dizer que um embarcador, por exemplo, consegue ver todos os documentos relativos a uma operação de transporte.

Além disso, por ser um sistema digital, ele evita a redigitação e facilita o acesso à informação. Por esses motivos, o EDI é essencial para uma boa gestão de transportadoras.

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Como funciona o EDI?

Basicamente, o EDI funciona por meio da estruturação e organização de arquivos, a partir de padrões e layouts criados por arquitetura de dados.

O sistema escolhe um formato de mensagem estruturada para importar e exportar dados. Dessa forma, um documento terá seu próprio formato. Uma NF-e, por exemplo, terá o NOTFIS como seu arquivo EDI.

Esse padrão permite que cada documento tenha uma forma de se comunicar entre um sistema e outro. Quando uma mensagem é enviada por uma ponta, um programa tradutor converte seu conteúdo para que ele seja compreendido na outra ponta.

Quais são os benefícios do EDI?

Já deu para notar que o EDI tem um papel de peso quando o assunto é compartilhamento de informações. No entanto, podemos listar outros benefícios desse sistema para a sua empresa. Confira!

Aumento da agilidade e eficiência

Uma vez que o processo de troca de informações passa a ser eletrônico, a comunicação se torna mais rápida e rastreável. Isso permite acessar históricos e ocorrências passadas, bem como compartilhar essas informações com todos os envolvidos diretos e indiretos.

Quando fornecedores e prestadores de serviços conseguem acompanhar as demandas dos clientes de perto, é mais fácil planejar a produção de maneira adequada, fazendo o controle de estoque corretamente e monitorando a falta de produtos, por exemplo.

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Melhora no serviço prestado

Ter uma equipe alinhada, com todos os envolvidos na mesma página, permite que o trabalho prestado seja feito com excelência, sem ruídos na comunicação e gargalos no processo.

Quem sente na pele esses benefícios é o consumidor, que fica satisfeito com a prestação de serviço e vira um embaixador da marca. Isso agrega valor à experiência do cliente. 

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Diminuição de erros e burocracias

A transmissão eletrônica de dados reduz erros relacionados a atividades manuais, já que todo o processo é digitalizado. Dessa forma, as chances de retrabalho e compartilhamento de informações incorretas são muito menores. 

Além disso, a facilidade com que os documentos são criados e enviados aos interessados reduz a burocracia e, consequentemente, os custos com impressão de papel e telefonia. 

Qual o impacto do EDI na cadeia de suprimentos?

Com a adoção de um sistema eletrônico de compartilhamento de dados, a intervenção humana deixa de ser necessária em determinadas situações. 

Isso promove economia de tempo, garante informações mais precisas e processos seguros. O mesmo vale para a cadeia de suprimentos — incluindo fornecedores de matéria-prima, indústria e varejo.

Ao enviar um pedido para a indústria, por exemplo, o varejista automaticamente registra a solicitação no sistema. Isso permite que os riscos de falha humana sejam eliminados durante o picking e o packing (processos de separação e embalagem dos produtos, respectivamente).

Além de otimizar o tempo, o EDI garante que a indústria envie sua melhor mercadoria, conforme o solicitado. 

No caso de transportadoras, o EDI potencializa processos como:

• Lista do que já foi faturado;
• Documento com a lista de materiais prontos para retirada na empresa;
• Envio de notas fiscais dos produtos em transporte;
• Relatório de itens entregues em um período, além das ocorrências de transporte;
• Lista de materiais já embarcados;
• Documentos de cobrança das entregas feitas pela transportadora.

Essas são tarefas ligadas diretamente à eficiência logística da transportadora, setor que impacta toda a cadeia de suprimentos.

Quais os principais desafios de implementar intercâmbio eletrônico de dados? 

Ao implementar o EDI na sua empresa, é preciso ter cuidado para que a tecnologia seja utilizada da forma mais eficiente e útil para o time. Portanto, a tecnologia é, ao mesmo tempo, a solução e o desafio a ser enfrentado.

Isso porque, para implementar o EDI, é preciso contar com excelentes sistemas de gestão empresarial, como:

• ERP (Enterprise Resource Planning) — Planejamento de Recursos Empresariais;
• CRP (Capability Resource Planning) — Planejamento das Necessidades de Capacidade;
• WMS (Warehouse Management System) — Sistema de Gerenciamento de Armazém.

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É por meio desses sistemas que as informações serão geradas e intercambiadas de forma eletrônica entre os softwares.

Além disso, é preciso alinhar o uso de EDI com as empresas parceiras, afinal, não é possível trocar informações eletronicamente com quem não está presente nos meios digitais. 

Por fim, a adoção da troca eletrônica de dados, no primeiro momento, gera alguns gastos para a empresa e demanda muito tempo de implementação. No entanto, o investimento em tempo e dinheiro serão compensados no futuro, com ganho em produtividade.

Conclusão

Implementar o EDI é importante para manter os processos da sua empresa sempre atualizados, os documentos organizados e a equipe alinhada.

Além de promover a otimização das atividades, o EDI diminui o tempo gasto em trabalhos mecânicos e evita erros manuais. 

Por isso, é preciso implementar esse sistema e capacitar os funcionários da sua transportadora para que eles entendam como realizar essa troca de informações.Agora que você já sabe o que é EDI, veja como fazer o gerenciamento logístico da sua empresa com a Mandaê!